Pse mbledhjet mund të dëmtojnë mirëqenien e punonjësve

Kushdo që punon në një organizatë e di mirë: mbledhjet vijnë njëra pas tjetrës me ritëm të çmendur. Mesatarisht, menaxherët kalojnë rreth 23 orë në javë në mbledhje. Një pjesë e madhe e tyre konsiderohen me vlerë të ulët, ose madje krejt kundërproduktive. Paradoksi është se mbledhjet e këqija krijojnë edhe më shumë mbledhje… për të rregulluar dëmet e shkaktuara nga të mëparshmet.

Megjithatë, për një kohë të gjatë, mbledhjet nuk ishin objekt studimi në menaxhim. Një manual i vitit 2015 hodhi bazat e fushës së re të quajtur "Shkenca e mbledhjeve". Studimet treguan se problemi kryesor nuk është domosdoshmërisht numri i mbledhjeve, por mënyra si organizohen ato, mungesa e qartësisë për qëllimin e tyre dhe pabarazitë që ato shpesh i imponojnë pa vetëdije.

Mbledhjet ose e përmirësojnë mirëqenien ose e dëmtojnë

Në një seri studimesh të zhvilluara gjatë dhe pas pandemisë së Covid-19, studiuesit zbuluan se mbledhjet mund të kenë si ndikim pozitiv, ashtu edhe negativ te mirëqenia e pjesëmarrësve. Marrja pjesë në shumë mbledhje mund të çojë në lodhje ekstreme dhe dëshirë për t'u larguar nga organizata; por, nga ana tjetër, mbledhjet mund të rrisin edhe angazhimin e punonjësve.

Puna në distancë dhe mbledhjet virtuale, të përhapura shumë gjatë pandemisë, sollën burime të reja lodhjeje: mbingarkesë mendore, lidhje të vazhdueshme online dhe mungesë ndarjeje mes jetës profesionale dhe asaj personale. Por, njëkohësisht, mbledhjet virtuale mundësojnë ndërveprim social të vazhdueshëm dhe ndihmojnë punonjësit të kuptojnë më mirë rolin e tyre në organizatë.

Gratë flasin më pak në mbledhjet online

Këto formate të reja mbledhjesh nuk përjetohen njësoj nga të gjithë.

Një nga gjetjet më domethënëse lidhet me kohën e të folurit në mbledhjet virtuale. Në një anketë me qindra punonjës, rezultatet ishin të qarta: gratë raportuan se e kanë më të vështirë të flasin në mbledhje online sesa ballë për ballë. Kjo shpjegohet nga disa faktorë: ndërprerje më të shpeshta, "padukshmëri" në ekranet e përbashkëta, vështirësi në leximin e gjuhës së trupit dhe ngarkesa e dyfishtë mendore kur mbledhjet zhvillohen nga shtëpia.

Me fjalë të tjera, mbledhjet virtuale, edhe pse teorikisht mund të demokratizojnë pjesëmarrjen, në praktikë mund të forcojnë pabarazitë gjinore nëse nuk menaxhohen me kujdes.

Mbledhjet duhen projektuar, jo duruar

Përballë asaj që quhet "çmenduria e mbledhjeve", zgjidhja nuk është t'i heqim ato fare, por t'i organizojmë më mirë. Gjithçka fillon me një pyetje të thjeshtë, por shpesh të harruar: pse po takohemi?

Bazuar në studime që përfshijnë mijëra mbledhje, ekzistojnë katër qëllime kryesore të mbledhjeve:

- shpërndarja e informacionit

- marrja e vendimeve

- shprehja e emocioneve ose opinioneve

- ndërtimi i marrëdhënieve të punës

Secili nga këto qëllime kërkon gjëra të ndryshme nga pjesëmarrësit: të shohin fytyra, të dëgjojnë intonacionin, të vëzhgojnë reagime ose të ndajnë ekranin. Asnjë formë takimi (audio, video, hibride, apo fizike) nuk është më e mira për çdo rast. Forma e takimit duhet zgjedhur sipas qëllimit, jo nga zakoni apo lehtësia teknologjike.

Studimet tregojnë edhe disa hapa të thjeshtë, por shumë efektivë për të përmirësuar përvojën kolektive të mbledhjeve:

– të ndahet paraprakisht një agjendë e qartë dhe dokumentet, që pjesëmarrësit të ndihen të përgatitur

– të përdoren mjete si ngritja e dorës, chat anonim ose radhë e rregullt për të folur

– moderim aktiv: organizatorët duhet të balancojnë kontributet, të nxisin pjesëmarrjen dhe të shmangin përjashtimin

Pasqyrë e kulturës së organizatës

Mbledhjet nuk janë neutrale. Ato pasqyrojnë, shpesh pa vetëdije, kulturën e organizatës, marrëdhëniet e pushtetit dhe prioritetet e saj të fshehta. Të dhënat janë të qarta: ka mënyra për t'i përmirësuar mbledhjet. Ajo që mbetet është që kompanitë dhe drejtuesit ta pranojnë fuqinë e tyre transformuese.

Një kompani ku në mbledhje dëgjohen vetëm zërat më të fortë, rrallëherë është gjithëpërfshirëse edhe jashtë sallës së takimit. Përkundrazi, mbledhjet e drejtuara mirë mund të kthehen në hapësira bashkëpunimi, respekti dhe inovacioni të përbashkët.

Qëllimi nuk duhet të jetë më pak mbledhje, por mbledhje më të mira. Mbledhje që respektojnë kohën dhe energjinë e të gjithëve. Mbledhje që u japin zë të gjithëve. Mbledhje që ndërtojnë lidhje. / TheConversation – Syri.net